Sæt fart i båden – med samarbejde på tværs

En af de største udfordringer i virksomheder med mere end 20 mand er silokultur. Både ledere og medarbejdere kan identificere og forklare problemet, men løse det kan de som oftest ikke.

Morten Hagen

Morten Hagen

Forestil dig en matchracebåd i direkte opgør med sin modstander. Situationen er koncentreret og alle ombord på båden er ansvarlige for, at lige præcis deres opgave bliver udført med total perfektion. Besætningen er fyldt med folk, der kan deres opgave til punkt og prikke. Hvis ikke alle leverer med højest mulige kvalitet, vil det være komplet umuligt at vinde.

Desværre taber de alligevel. Hvorfor?

Fordi det tværgående samarbejde på båden ikke var lige så godt som hos modstanderen. Et er at alle mand individuelt skal yde i verdensklasse, men alle de enkeltstående dele skal også passe samme, finde sted i den rigtige rækkefølge, times og aftales.

Dette eksempel er måske nok lidt vel forsimplet i forhold til moderne virksomheders kompleksitet. Men pointen er relevant!

Der er (næsten) ikke mere guld i siloerne. Guldet ligger mellem siloerne”. 

Kaalbye & Vestergaard 2017

En af de største udfordringer i virksomheder med mere end 20 mand er silokultur. Som konsulent støder jeg konstant på dette problem. 

Både ledere og medarbejdere kan identificere og forklare problemet, men løse det kan de som oftest ikke.

Silokultur – faldgruber og løsninger

Årsagerne til silokultur kan være mange. Her vil jeg forsøge at redegøre for nogle af de typiske faldgruber og hvordan man overvinder dem.

Faglig protektionisme

Samarbejde på tværs kan først og fremmest være en svær størrelse, fordi der kan opstå interne magtkampe om, hvilke fagområder der vigtigst i en værdikæde. I stedet for en gensidig respekt for forskelligheder, nysgerrighed, videndeling og samarbejde, opstår der en form for faglig protektionisme der fører til kløfter og mytedannelse.

En af måderne at løse dette problem ligger i sproget. Hvordan taler vi om salg, IT og produktionen? Mennesket er indrettet sådan, at en stor del af vores virkelighed tager afsæt i den måde, vi italesætter ting.

En anden løsning er at skabe strukturer hvor man bringer folk sammen. Det lyder ret banalt og det er det egentlig også. Men jeg oplever ofte at to afdelinger skal styrke samarbejdet, men ingen gør noget for at der bliver iværksat anledninger til, at de medarbejderne kan mødes og udvikle gensidig forståelse og relationer”

Det er nemlig vigtigt at man ikke alene koordinerer samarbejde, men ligeledes skaber grundlag for ny integreret praksis på baggrund af fælles referencepunkter, ressourcer, prioriteter, mål osv.

Strukturer der fremmer eller hæmmer samarbejde

Det leder os over i en anden klassisk udfordring, nemlig en total manglende sammenhæng mellem et ønsket om tværgående samarbejde og KPI-strukturen. Alt for ofte oplever jeg organisationer, der udelukkende belønner ”silo performance” men ikke tværgående performance. Hvis to grupper af mennesker ikke har fælles mål og incitament strukturer, hvorfor skulle de så samarbejde?

Budskabet

Udfordringerne kan også ligge på et kommunikativt plan. Effektivt tværgående samarbejde handler rigtig meget om menneskers evner til at oversætte sin egen faglighed til et sprog, som andre dele af organisationen kan forstå og agere på. Når en afdeling skal ud over egne grænser og indgå i samarbejder med andre, er det helt afgørende at vi bruger energi på at forstå modtageren, så vi kan pakketere og målrette vores budskaber på en måde der giver mest mulig mening for dem.

Er der ram nok?

Andre gange handler problemerne slet og ret om overload. Det er et faktum, at når den menneskelige hjerne er i ”overlevelses-mode”, så falder samarbejdsevnerne hurtigere end en beruset student på rulleskøjter.

Nogle medarbejdere oplever rigelig kompleksitet inden for deres egen silo, og udsigten til at åbne ind til en større labyrint kan være kontraintuitiv, når hverdagen i forvejen føles uoverskuelig.

Derfor har lederen en opgave i at sørge for, at der er mentalt overskud hos sine medarbejdere i de perioder hvor der er store krav til samarbejde på tværs.

Gratis viden og værktøjer til at udvikle kultur og ledelse i din virksomhed
Vi deler mere ud end nogensinde før!
Alle mennesker og virksomheder navigerer i en virkelighed, der er i konstant forandring. Det kræver konstant fokus på justering af strategi, processer og adfærden. Vi skal holde os knivskarpe. 
 
Du får ALT vores bedste indhold i form af guides, læringsvideoer, værktøjer og hands-on øvelser til at udvikle en stærk kultur med stærke ledere og den rette adfærd hos alle, så du øger din sandsynlighed for succes når I skal lykkes med ambitiøse mål.
 

Samarbejde på tværs er afgørende for at imødegå den segmentering, der præger de fleste organisationer i dag. For både private og offentlige arbejdspladser gælder ofte, at de er opdelt med henblik på at løse deres egne opgaver mest muligt effektivt, fordi man ønsker at sikre faglig dybde og kvalificeret sparring. Problemet opstår, når organisatoriske strukturer som budgetter, ledere, fysiske lokationer får fagfællesskaberne til at lukke sig om sig selv og fungere som små organisationer i stedet for en samlet organisation. Efter en tid udvikler de fleste et tunnelsyn og en selvtilstrækkelighed, som gør dem uinteresserede og ude af stand til at samarbejde med ”de andre”. Det er effektivt, men ærgerligt, for de fleste opgaver i dag afspejler en kompleksitet, der kalder på mere end én faglighed eller én logik på samme tid”. 

Camilla Valbak-Andersen, Lektor Ph.D. UCN

Find nøglesituationerne og gør dem konkrete

En metode man kan anvende når samarbejde på tværs skal styrkes er at identificere nøglesituationer. Når nogen siger at de gerne vil gøre op med silokultur, kan man passende stille spørgsmålet: ”Hvornår?”

Langt det meste af tiden sidder folk i deres ”silo” og løser operationelle opgaver – og sådan må det jo nødvendigvis være. Men hvis man oven i det kan identificere de 5 vigtigste nøglesituationer, hvor min leverance skal spille sammen med andres, så begynder vi at kunne gå fra noget abstrakt til noget mere håndgribeligt. Vi hverken kan eller skal samarbejde på tværs hele tiden, men lad os starte med at finde ud af hvornår.

Så kan man begynde at lægge en plan for de nøglesituationer, og hvordan samarbejdet skal se ud.

Et af de største problemer med samarbejde på tværs er, at snakken ofte bliver på skåltale niveau. Det bliver generelle hensigtserklæringer med opfordringer til at ”række ud”, ”se til siden”, ”skabe synergier” (Indsæt selv andre vendinger du har hørt fra din direktør)

Derfor er det afgørende at definere de nøglesituationer, hvor samarbejdet skal finde sted.

Denne metode kan bruges både når det tværgående samarbejde skal finde sted på individniveau, teamniveau, afdelingsniveau osv.

Alt i alt er samarbejdet på tværs en af det største knuder der skal løses i mange virksomheder. Men der skal investeres i det. Det kommer ikke af sige selv. Det kræver tid, fokus, og godt ledelsessamarbejde. Hvis ikke lederne fra afdelingerne samarbejder godt, kommer det heller ikke til at ske mellem deres afdelinger. Trapperne skal vaskes oppe fra!

Når virksomheder ikke lykkes med det, koster det penge, energi, og i sidste ende medarbejdere.

Opsummering når I vil styrke samarbejdet på tværs:

 
  1. Undgå at din faglighed står i vejen for samarbejdet
  2. Sænk kompleksiteten når du skal kommunikere med faggrupper, der ikke har din baggrund
  3. Brug energi på at forstå den værdikæde, du er en del af
  4. Frigør mental kapacitet i perioder, hvor samarbejde på tværs er særlig vigtigt
  5. Identificer nøglesituationer – gå fra abstrakt til konkret
  6. Sæt strukturer op hvor samarbejdet skal finde sted
  7. Opstil en KPI-struktur, der giver anledning til samarbejde
  8. Sørg for at samarbejdet mellem lederne er godt

Mere af det her?

Morten Hagen

Morten Hagen

Få adgang til alt vores indhold til at styrke ledelse og kultur

Du får blandt andet adgang til:
 

+10 webinarer med konkrete ledelsesværktøjer og indsigt i hvordan I udvikler jeres organisation  

Guides til udvikling af teams, ledere, individer og organisationer  

Læringsvideoer til læring og repetition, når du vil holde dig skarp  

Artikler og inspiration om udviklinger af mennesker og organisationer 

✔ Adgang til tests som giver dig svar på, om I bruger de mest effektfulde metoder og værktøjer til udvikling af kultur og ledelse

✔ Plus flere ressourcer til at hjælpe dig med at styrke ledelse og kultur (og vi tilføjer løbende mere indhold)