Derfor gør it-implementering mere ondt end nødvendigt!
Man siger ofte, at det skal gøre ondt, før det bliver godt – og når vi taler om implementering af nyt ERP, gør det ofte ret ondt. Men hvor ondt behøver det egentlig at gøre?
Jes Graugaard
I er i gang med det helt rigtige. Virksomhed og processer skal optimeres med et nyt ERP-system – for ellers dør vi i et marked i stærk udvikling.
Det nye ERP vil give jer et forspring i forhold til konkurrenterne – det er i hvert tilfælde planen. Men gør det nu også det? Ja, alt andet lige – og vel at mærke på lang sigt! Men problemet er, at alt andet IKKE er lige, for alt andet forandrer sig. I mister momentum, glæde, passion, I lider et voldsomt tab af produktivitet hos den enkelte medarbejder – og så vågner I formentligt op til en ny og dårligere kultur.
Det var jo nok ikke en del af planen, men ikke desto mindre er det en realitet i næsten 100% af større teknologiske forandringsprocesser. Og det gælder også jeres!
Hvorfor falder produktiviteten?
Det handler om to ting: Hjernen og forandringer!
I et forskningsprojekt har man scannet hjernen hos personer, der er udsat for forandring. Og resultaterne er lidt skræmmende. Under forandringer aktiveres overlevelsescentret i hjernen og medfører en voldsom produktion af hormonerne kortisol og adrenalin. Fra naturens hånd tjener det et godt formål. Det fremmer evnen til at kæmpe eller flygte i en situation, hvor vores liv er i fare. Men nu er der sjældent liv på spil ved implementering af nyt ERP. Så ved den slags forandringer, får vi ikke brændt hormonerne af. De ophober sig i stedet med nogle kedelige konsekvenser til følge. Vi kan bl.a. opleve det som stærkt nedsat produktivitet – og i nogle tilfælde længevarende stress.
Det sker dog ikke ”over night”. Der går fra 3-5 uger før et nyt – og i denne sammenhæng – negativt tankemønster har overtaget. Men så er den onde spiral til gengæld også sat i gang. For hjernen elsker faste mønstre – positive såvel som negative – da det sparer energi. Derfor foretrækker tankerne de baner, der er pløjet dybest – og som for hver gang de følges bliver mere fastlåste.
Ser du og dine lederkolleger ens på tingene?
9 ud af 10 ledergrupper mangler alignment. Der er ikke et klart fælles billede af, hvor skal vi hen – og hvor er vi henne i dag
Med Culture Alignment analysen får du svar på, om I har et fælles billede af jeres kultur og den adfærd, som er afgørende for at lykkes.
Hvor meget falder det?
Konsekvenserne er til at få øje på. Alle er mindre produktive! Ikke fordi det nye ERP ikke fungerer – men fordi hormonerne fucker med hjernen og nedsætter produktiviteten. Forvent at det koster jer et gennemsnitligt produktivitetstab på 40%. Og forvent også, at du ikke kan se det. Det er nemlig det nye system, der får skylden – ikke hjernens nedsatte kapacitet.
Alle har travlt, men aktivitet er ikke lig med produktivitet – og langt fra effektivitet.
Du kan jo selv lave regnestykket pr. 100 medarbejdere. Lad os sige, at den gennemsnitlige årsomkostning pr. medarbejder er 500.000 kr. Det giver en årlig omkostning på 50.000.000 kr. Et produktivitetstab på 40% koster så 20.000.000 kr. – altså pr. 100 mand! Med andre ord svarer det til, at I har 40 mand færre. Du kan jo prøve at gange med det antal medarbejdere, der er involveret i jeres nye teknologi. Derudover er der omkostninger til stressramte medarbejdere og en højere personaleomsætning. Og bemærk, at der sikkert går et år, før I ser konsekvenserne af produktivitetstabet og de manglende indsatser.
Men blandt de største konsekvenser er tabet af en stærk og god kultur.
Kulturen i en virksomhed er den kollektive adfærd – alt hvad vi gør. Med et nyt ERP vil adfærden på sigt blive ændret i positiv retning – det er jo ligesom idéen – men det kræver, at adfærd/kultur ikke lider for stor skade undervejs. Desværre sker det alt for ofte.
Hvad kan I gøre?
… en hel del heldigvis. Det bliver bare sjældent gjort. Vi investerer stort i at træne brugen af systemer og hardware, men glemmer stort set altid at træne den ”software”, der sidder i hovedet på de involverede. Der mangler robusthed i forandringerne.…
Vi skal klæde medarbejderne på til at forstå, hvad der pr. automatik sker i hjernen under forandringer – og hvorfor det påvirker humør og egen produktivitet så voldsomt. For med de rette værktøjer kan den enkelte nemt lære at ændre et negativt tankesæt til et positivt. Og oven i købet at styre hvilken effekt hjernens kemi skal udløse – glæde eller stress.
Men det kræver i særdeleshed, at vores ledere forstår dybden af dette. Dels for at kunne håndtere egen indre proces og forandring positivt – og dels for at hjælpe medarbejdere på rette vej, når det koger over. Eller endnu bedre – inden det koger over.
System 1 & 2
Det handler også om at have nogle procedurer, der klarer hjernen i løbet af dagen. Under forandring er der et overforbrug af hjernens system 2 – altså de anstrengende og indsatskrævende processer som fx refleksion og læring. De kræver store mængder energi, og hjernen må derfor nulstilles nogle gange i løbet af dagen for at bevare effektiviteten.
System 1 er derimod adfærd, der kører på autopilot – vaner og rutiner, vi ikke bruger særlig meget energi på. Det er hjernens foretrukne system, og det vi anvender ca. 90% af tiden. Det er derfor svært, ubehageligt og uvant at ændre vaner og tilegne sig nye færdigheder. Og det er grunden til, at netop overlevelsescentret aktiveres under forandringer – især når forandringerne kommer udefra og truer vores autonomi.
Tid til ledelse?
Endelig kræver det ledelsens opmærksomhed og tid, når det går løs. Men i næsten alle implementeringer sker det modsatte. Lederne er blevet pålagt flere administrative opgaver i processen og arbejder endnu hårdere end før – men ikke med mennesker. Det er et MUST, at lederne frigør tid til at tage sig af medarbejderne inden en implementering. At de stiller spørgsmål som ”Hvad skal jeg gøre mindre af?”, og ”Hvad skal jeg stoppe med at gøre for at få den nødvendige tid?”
Her er nogle spørgsmål, I sammen kan besvare for at vurdere, om I er på rette vej:
1 /
Har vi og vores medarbejdere viden om, hvad der sker i hjernen under forandringer?
2 /
Er medarbejderne klædt på til at håndtere de tanker, der opstår under forandring, så de har et positivt mindset?
3 /
Har vi procedurer til at sikre, at hjernen er skarp det meste af dagen?
4 /
Er vores ledere klædt på til og trænet i at håndtere mennesker i forandring?
5 /
Har vores ledere ændret deres prioritering, så de har tid til medarbejderne?
6 /
Har vi en måling på, om glæde, passion og produktivitet udvikler sig som forventet
